Les devoirs du mandataire peuvent être détaillés, entre les différents acteurs de la vie coopérative, de la manière suivante :

VIS A VIS DE LA COOPERATIVE SCOLAIRE, IL DOIT :

• Tenir les comptes sur un cahier de comptabilité ou un logiciel adaptés conformes au plan comptable de l’OCCE.
• Numéroter et classer toutes les pièces justificatives correspondant aux écritures du cahier de comptabilité ou du logiciel.
• Tenir un cahier d’inventaire général regroupant tous les biens acquis par la coopérative. Ce registre doit porter les dates et valeurs d’acquisition et de cessions.
• Procéder à l’élection d’un conseil de coopérative.
• Tenir un registre des délibérations concernant le fonctionnement de la coopérative scolaire.
• Intégrer à la comptabilité de la coopérative scolaire la comptabilité de chaque classe.

VIS A VIS DE CHAQUE COOPERATIVE DE CLASSE, IL DOIT :

• S’assurer de la tenue d’un cahier de comptabilité ou du logiciel conforme au plan comptable de l’OCCE pour chaque coopérative de classe. La mention de la nature des dépenses et des recettes est indispensable.
• S’assurer de la tenue du cahier d’inventaire général.
• Contrôler les pièces justificatives correspondantes (bons de commandes ordonnancés par le conseil de coopérative ; bons de livraisons ; factures et titres de caisse acquittés, datés et signés).

VIS A VIS DE L’ASSOCIATION DEPARTEMENTALE, IL DOIT :

• Renvoyer au siège de l’association départementale, dans le mois suivant la rentrée scolaire :
  - un compte rendu financier statutaire de l’année scolaire écoulée, intégrant la comptabilité de chaque classe,
  - le détail du versement de toutes les subventions publiques reçues ainsi que l’utilisation de celles-çi (à remplir dans le CRF),
  - un compte rendu d’activités.
• Compléter et signer la feuille d’adhésion afin d’autoriser le prélèvement.
• Restituer les espèces et biens acquis à l’association départementale en cas de fermeture du compte.
• En cas de cessation de ses fonctions, après en avoir informé les dirigeants de l’association départementale, assurer une bonne transmission des consignes et documents afin de respecter les obligations statutaires de la coopérative.
• Vérifier l’assurance de tous les enfants en début de période scolaire.
• Respecter, d’une manière générale, les statuts et le règlement intérieur de l’association départementale et notamment son objet social.

VIS A VIS DES PARENTS, IL DOIT :

• S’assurer que tous les enfants sont assurés pour les activités réalisées par la coopérative de l’établissement.
• Ne pas utiliser la coopérative scolaire à des fins personnelles, de manière directe ou indirecte.

VIS A VIS DES TIERS ET DES PARENTS, IL DOIT :

• Faire "certifier" leurs comptes par des vérificateurs aux comptes choisis parmi leurs collègues enseignants, les parents des élèves de l’établissement et les DDEN.
• Etre en mesure de justifier, en cas de contrôle, l’emploi des subventions reçues (Mairie, Conseil Général, associations amies de l’école...).
• Etre en mesure de justifier, par des documents externes, les opérations de recettes et dépenses comptabilisées.
• Refuser de subvenir aux charges de fonctionnement de l’école ou du collège qui sont à la charge respectivement, de la commune et de l’EPLE.
• S’assurer que les documents engageant la coopérative (bon de commande, facture...) sont libellés au nom de la coopérative scolaire et non personnalisés.